O Brasil foi um dos países que mais sofreram com a pandemia.
Para se ter uma ideia, o índice do IPCA, medido em outubro pelo IBGE, ficou em
1,20% - o pior resultado desde 1995. Com este cenário, os economistas estão
prevendo que 2022 será um ano de recessão, ou seja, retração do mercado, e
consequentemente isso fará com que as empresas fiquem mais
"travadas", focadas em retenção de custos.
Mesmo com essa previsão para o ano que vem, quase metade dos
viajantes corporativos esperam voltar a viajar muito em breve. Desde o início
da pandemia de Covid-19, o segmento de viagens corporativas apresentou retração
à medida que os eventos foram cancelados e as empresas iniciaram um plano de
trabalho home office, e utilização de soluções digitais para realização de
reuniões de negócios. Passada a fase mais crítica, o setor apresenta
recuperação. Uma pesquisa do Kayak mostra que as viagens corporativas
retornarão até o fim deste ano para 23,9% dos entrevistados, enquanto 22,1%
acreditam que isso acontecerá no início de 2022. Ao todo, mil brasileiros foram
ouvidos durante o estudo.
E pensando nesse momento da economia brasileira, junto com a
necessidade das empresas pensarem em viagens corporativas, nada mais correto do
que pensar em uma política de viagens. Por permitir criar regras e diretrizes
bem estabelecidas em relação a compras de serviços de viagens, é uma ótima
estratégia de economia e melhoria de processo. Através dela a empresa
conseguirá definir o teto de gasto com diárias de hotéis, ou por exemplo, a
antecedência de compra de uma passagem aérea. Grande parte dos custos de
viagens estão associados à antecedência de compra e a políticas não
controladas, além de ter uma política bem desenhada, é importante ter sistemas
que dê aderência a mesma.
Alguns tópicos que devem conter em uma política de viagens
são: objetivo da política, quem se destina a política, papéis e
responsabilidades, tipos de viagens, canais de compras autorizados, regras de
aéreo, regras de hospedagem, regras para locação de veículos, regras para
reembolso de despesas de viagens, adiantamentos, prestação de contas e fluxo de
aprovação.
Como implementar a política de viagens?
Há algumas estratégias que são utilizadas para facilitar a
implementação e aderência a política. Entre elas estão:
- Alinhar com o RH e implementar um processo para highlight
dos principais tópicos da política no onboarding dos funcionários;
- Implementar um processo regular de comunicação de boas
práticas - uma agência pode ajudar os clientes enviando SMS e E-mail para os
colaboradores, com os principais pontos da política;
- Flyer no café ou TV Corporativa;
- Lista de distribuição no whatsapp;
- Além disso, ter um sistema de viagens que permita a gestão da política criando alertas ou até mesmo bloqueando caso seja uma política mais restritiva, é 70% do caminho.
A principal vantagem da política é sem dúvidas a economia e a melhoria de processo. Já tivemos um case de economia de 18% só com a implantação de uma política de viagens. Além disso, o fato de você deixar claro para o colaborador desde o princípio o que pode, e o que não pode dentro da política, isso diminui o atrito em um caso, por exemplo, de prestação de contas, onde o colaborador gastou R$ 50,00 para o café, e o permitido era R$ 30,00. Dificilmente o colaborador irá lembrar de todos os itens da política, por esse motivo para que tenha o benefício da relação empresa e colaborador, é necessário um sistema que faça esse gerenciamento.
Portanto, já é possível entender como a política de viagens
corporativas bem aplicada nas empresas, pode ajudar na redução de custo de uma
corporação. Além disso, é preciso contar com a ajuda de uma agência que revise
constantemente: os acordos comerciais com as companhias aéreas e locadoras de
veículos, reestruturação de hotéis e negociação de tarifas, revisão da política
de viagens, análise histórica de compra, entender quanto que a empresa deixou
de economizar e porquê. Fazendo esses passos, a empresa terá um desdobramento
de vários planos de ações que serão realizados em conjunto, tenho certeza,
trará economia imediata. (Com Assessoria)